好きを仕事にする大人塾「かさこ塾」塾長・カメライター・セルフマガジン編集者かさこのブログ

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2010年 12月 26日

1年間のメールを見返そう/メールのフォルダ分けはするな

年末は、今年1年間、
自分がどんなことをしてきたのか、
振り返るいい時期でもある。

振り返る方法はいろいろあると思うけど、
その1つはメールの履歴をざっと見返すことではないか。

仕事でもプライベートでも、
コミュニケーションをとるツールとして、
圧倒的な割合を占めているのがメールだろう。
つまりメールを見返せば、
自分が1年間、どんなことをしていたかが、
実によくわかるのだ。

どんな人とどこで会ってどんな話をしたかとか。
どこに行ったとか。
どんな人とどんな仕事をしたとか。
メールは1年間の自分の行動履歴のみならず、
時には自分の心情履歴すらくっきり浮かび上がらせてくれる。

私の場合、やるべきことを自分宛にメールし、
やるまでは未読のままにしてある。
ざっと1年間のメールを振り返って、
未読の自分宛メールがあったら、
それは今年できなかったこと。
「来年にぜひともやろう」と、
来年の行動指針にもなる。

ただメールを振り返るので難しいのは、
今いろんなツールがあるため、
メールが一元化しにくいこと。
会社のメールと家のメール。
家のメールでもパソコンメールとケータイメール。
それ以外にはmixiのメッセージや、
ツイッターのメッセージなどなど。
本当はすべてのメッセージが、
ケータイメールでもいいし、
パソコンのWebメールでもいいし、
一元化されてぱっと振り返ることができるとよりいい。

ちなみにメールの整理方法についてだけど、
私は絶対にフォルダ分けしない。
時系列にそのまま並べている。
その方が圧倒的に便利だからだ。

よく仕事で詳細にフォルダ分けしている人がいるが、
よくあれで管理できるなと思う。
なぜなら分類には限界があるからだ。

案件ごとにフォルダをつくっても、
相手からのメールで複数案件にまたがった内容の、
メールである場合もある。
相手先の会社ごとにフォルダを分けても、
案件が複数またがることもある。
社内フォルダを作ったとしても、
社外のやりとりが入る場合もある。
こうやって分類のワナにはまる。
どこに何を分けたらいいか、
迷ってしまうものが多くなり、
またさらに細分化したフォルダをつくって、
どんどんフォルダが増えてわけわからなくなる。

整理とはわかりやすいことが目的。
分類しはじめると分類することが1つの大きな仕事になってしまう。
だから分類しない。
分類するなら時系列が一番。

これは数十年前のベストセラー、
野口悠紀雄氏の「超整理法」の考えに基づくもの。
当時はメールなんかなく、
書類整理術の本として書かれているわけだけど、
分類すると分類できないものが出てくるから、
時系列に書類を並べなさいと解く。
これは実に合理的で探しやすい究極の整理方法だ。

そもそもメールは検索機能があるわけだから、
フォルダ分けなんかまったくする必要がない。
特定の名前で検索すればその人のメールだけが出てくる。
案件名で検索すればその案件名のメールだけ出てくる。
検索でいかようにでも種別管理できるのだから、
わざわざフォルダ分けなんかしなくてもいい。

またフォルダ分けするとあちこちのフォルダにいって、
未読メッセージを確認しなければいけないから手間だ。
うっかりするとそのまま処理しないまま、
数時間放置されたりすることになる。

当たり前の話だけどみんな複数案件を同時並行して、
仕事をしたりプライベートのやりとりをしているわけで、
それをスピーディーに同時並行に進めていくには、
フォルダ分けせず1つのフォルダにメールがきて、
次から次へと時系列の優先順位に従って、
処理していくことの方が効率的だ。

「このメール処理は後回しにしよう」
なんて思ったが最後。
次から次へと新たなメールがきて、
結果、仕事が遅くなり、うっかり忘れてしまう、
なんてこともある。

だからフォルダ分けせず、時系列に沿ってメールを処理していく。
それがいろんな仕事を同時並行してスピーディーにできる、
効率的なやり方ではないか。

時系列に並べてあれば、
1年間のメールを見返しやすいし。

そんなわけでもう今年も残すところ6日間。
1年のメールを見て、
今年の出来事を振り返ってみるとともに、
それをもとに来年どんなことをしたいのか、
考えてみてはどうだろうか。


by kasakoblog | 2010-12-26 11:27 | ネット


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