2012年 11月 16日
忙しいを言い訳にしないためのToDoリストと優先順位
年末に近づくにつれ、年末進行などで、
仕事があわただしくなっている人も多いかもしれない。
プライベートなことでも年内にかたをつけたい、
と思う人も多い。
でもやることいっぱいになると、
てんやわんやになり、思うように進まないということもある。

そんな時にやっておきたいのがToDoリスト。
ToDoリストなんてわざわざ言われなくても知ってるよ!
やってるよ!という人が多いと思うけど念のため。

仕事をする上で常識ともいえるのが、
ToDoリストを活用すること。
ToDoリストとは、今日やることを書き出し、
それを潰していくというもの。
これがあると、何をやるべきかはっきりし、
1つ1つ終わったか、まだ残っているかが、
明確にわかるので便利だ。

でも私はほとんどToDoリストをつける習慣はない。
今日すぐにやらなければならないことは、
そんなこと紙にいちいち書き出すより、
どんどんやっていった方がはるかに早いからだ。
むしろやった方がいいけど、やる必要がないこととか、
緊急性はないけど、忘れないようにすることとか、
そういうのを書き出してメモしておくことはあった。

でもやっぱり忙しい時は、ToDoリストがあるといい。
あれもやんなきゃ、これもやんなきゃ、
と思っているのに、
いろんな仕事が横から割り込んできて、
ああ、今日やるべきことできなかった、
さらにやること増えちゃった、どうしよう、
なんて状態になっていると、精神衛生上よくない。

そこでやるべきことを紙に書き出すToDoリストを作るわけだけど、
多分これも多くの人がやっていることだろうけど、
ただ今日やるべきことを書き出すだけでなく、
すべてに順位づけをすること。
どれを1番にやり、どれを2番にやるか。
ただやるべきことを書き出すだけだと、
「やることいっぱいある、どうしよう」と、
余計不安になるだけになってしまうけど、
優先順位をすべてにつけておけば、
その順番通りにやっていけばいい。

もう1つは、細かな作業でも書き出しておくこと。
ついついやるべきことの大枠ぐらいしか書いていなくて、
それをやるための作業手順が抜けがちだが、
細かな作業も書いておいて順番がつけられると、
ウソみたいに、頭の中でモヤモヤしている時よりも、
ちゃっちゃか終わる感じがする。

そしてできれば会社に到着してから、
今日のやるべきことを書き出すのではなく、前日に書いておく。
するとやること迷わず、だらだらネットを見たり、
後回しにしてもいいメール処理に捉われたりして、
肝心の仕事が進まなくなるといったことは防げるからだ。

あと忙しい時は細切れ時間を無駄にしないこと。
電車1本待っている間に、必要なメール1本打てるかもしれない。
あと10分で外出しなければという時、
直前までバタバタするのはあまり好ましくないとはいえ、
その5分だけでも進められるところだけ進めておけば、
次に取り掛かる時にすっとできたりもする。

「忙しい」というのを言い訳にせず、
やることを順位付けして整理整頓し、
細切れ時間も無駄にしないと、
「忙しい」と思い込んでいただけで、
時間に余裕がでてきたりもする。

そんなわけで忙しい時こそ、
順位付けしたToDoリストを作っておきたい。

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by kasakoblog | 2012-11-16 22:57 | 働き方


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