2013年 04月 04日
仕事ができる人ほど電話よりメール
最近よく仕事をしている取引先の中で、ものすごく優秀な方がいるのだが、
連絡手段の使い方もうまくて、
やっぱり仕事ができる人はこういうところでも、
ちゃんとした気づかいができるのだなと感心している。

通常の連絡手段はPCメールに用件を送ってくる。
ただ当日の待ち合わせ確認や変更などは、
ケータイメールに送ってくる。
基本、無駄な電話をしない人なのだが、
メールでは書ききれない、
いろんな諸事情を説明しなければならない場面や、
メールの指示だけだと勘違いが発生しそうな場合に限って、
まずメールで「このぐらいの時間に電話かけてもいいですか?」
とお知らせした後に、電話をくれる。

私はクライアントではない。
相手からすれば私は「下請け」だ。
にもかかわらず、こちらの状況をよく考えてくれて、
その場面その場面で何が一番いい連絡手段かを、
よくよく考えて適切な連絡手段を使ってくれる。
さすが、仕事ができる人は違うと思った。

ただ残念なことにそういうできる方はごくわずか。
むしろ何でもかんでも電話攻勢してくる人がいる。
「電話よりメールの方がはるかにありがたいのに。
というか電話もらうよりメールの方が早くレスできるし、
間違いがないので確実なんだけど・・・」
と思っているのだが、とにかく電話好きで困ってしまう。

電話である必要性があるなら、電話でもいいと思う。
例えば今日明日の日程が急遽変更になったとか。
でもそういう人に限って、
スケジュール的にはまだまだ余裕の時間変更だったり、
打ち合わせ内容だったりする。

「そんな先の話ならメール一本入れておいてくれればいいのに・・・」
と思うこともしばしばある。
それとなくやんわりと言ってみるのだが、
なかなかわかってくれない。

仕事柄、取材や打ち合わせや移動中が多く、
日中、電話に出られるタイミングがなかなかない。
でもノートパソコンも持ち歩いているし、
移動中はケータイからメールを確認して返信しているので、
メール一本くれた方がはるかに話が早い。

ところが電話に出れないっていうのに、
何回も不在着信があり、
留守電に用件が入りきらずに何度も入れてきたり、
でも肝心要の用件が聞き取りづらかったりして、
でもメールはきてなくて、ただひたすら折り返し電話くれ、
みたいなことだけなので、
何事かと思ってなんとか移動中の合間に、
外のうるさいところから電話をすると、
不在だったりして、またこっちが打ち合わせに入ってしまうと、
何度も何度も不在着信があり、
やっと電話で話せたかと思うと、
「なんだそんなことか・・・。メール一本入れてくれれば、
5時間前に1分で解決する話だろ」みたいなこともある。

それでいてそういう話って、
メールとして記録に残らないから、
後日になって「あれ?16時でしたっけ?16時半でしたっけ?」
とか行き違いのもとになる。
メールは記録に残るし、後で検索できるから、
電話なんかよりはるかに仕事向きのツールなのに。

これは笑い話ではなく実話なんだけど、
取引先に電話好きのAという担当者と、
基本メールを使うBという担当者がいる。

私が電車で移動中、Aさんはしきりに電話をかけてくる。
だから出れないっていうのと思って、
メールを見るとBさんから別件の仕事で用件が入っている。
しかもそこにccでAさんも入っている。
私はすぐさまBさんにケータイからPCメールの返信を書く。
Bさんとは移動中にぽんぽんメールを何往復かして、
1つの用件がそれで完了してしまう。
それみてAさん気づけよ!と思うわけです。
だからメールの方が早いんだってと。

今やスマホやガラケーでもメール打てるし、
PCメールを確認できたりするんだから、
お互いスムーズな仕事をするためには、
基本電話は極力使わずメールにしてくれよと思う。
まあ記録に残したくない、証拠に残したくない、
といった意図を感じる時に、電話してくる人もいる。
だいたいそういうのは、極端な値下げとか、
極端な無理難題のお願いとかそういうのが多い。

そういえば最近、名刺のデザインを変えた際、
固定電話とファックス番号を削除した。
家にかかってきても不便だし、
ファックスはあるけどファックスなんか送られてきたら困るし、
昔はケータイ電話番号しかないとあやしいな、
みたいな感じもあったので固定も入れておいたけど、
一人でフリーで仕事していて、
外出も多いんだから名刺に情報として載せる必要ないなと。

そっか、でもそれなら名刺にケータイの番号載せずに、
メアドと住所だけにしちゃえばいいのかとか思ったりもしたが、
いやでも電話は必要な場面はあるから、それはできない。

とすると、一番はじめに紹介した人みたいに、
ものすごく的確に使い分けられるできる人は少ないとしても、
昔と違う時代なんだから、
何でもかんでも電話かけまくるんじゃなく、
まず基本はできるだけメールで済ませる意識を持ち、
いやでもこれはメールだけだとまずそうだから、
電話はしておいた方がいいよな、
という部分に絞って電話を使ってほしいと思う。
そしたら電話代というコストも浮くわけだし。

仕事の連絡手段の基本は電話ではなくメールという意識を、
多くの人に持ってほしいと切に願う。
その方がお互い仕事スムーズにできて、
行き違いもないし、記録に残るし、
仕事のミスを減らすことにもつながるのだから。

ちなみにはじめて仕事をする人の場合は、
できるだけ対面で顔合わせをしてから、
その後はメールのやりとりにした方が、
スムーズだと思っているので、
時間とコストをかけてでも、
できるだけタイミングがあえばお会いしてから、
仕事をはじめたいとは思っています。

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by kasakoblog | 2013-04-04 22:03 | 働き方


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