2013年 05月 29日
仕事が忙しい時こそやるべき3つのこと
1:机の上を片づける。周囲を掃除する
2:やることをすべて書き出して順位づけする。
3:ネットニュースを見ない。SNSを開かない。細切れ時間を無駄にしない。

この3つを実践できればかなり効率がアップするはずです!

1:机の上を片づける。周囲を掃除する。
私、今までこれ、信じてなかった。
仕事が忙しい時って、あれもこれもやらなきゃいけないわけで、
忘れないようにと、むしろ机の上にいろんな書類を並べて広げておいた。
それがいいと思っていた。

でも最近これは間違っているのではないかと思い、
忙しい時ほど机の上をきれいに片づけるようにした。
やるべき仕事の優先順位に従って、
今やる仕事関係の書類しか、基本、出さないようにした。
すると、なんだかものすごく仕事がはかどるような気がするのだ。
いや多分、間違いなくはかどっている。

多くの書類を置いておくと、いろんなことが気にかかって、
1つ1つに集中できなくなってしまい、散漫になってしまう。
だから目の前の仕事の能率が落ちる。

でも机に1つしかないとすると、1つの仕事に集中できる。
そしてこの仕事を片づけたら、
この書類はしまって、次の仕事の書類を取り出す。
こうすると不思議と仕事が進むので、
ぜひみなさん、騙されたと思って試してみてください。

道具もしかり。
例えば私の場合、赤と黒のボールペンをよく使う。
今までペン入れにボールペンが10本ぐらい入ってた。
するとほんとどうでもいいことなんだけど、
一瞬、どれを使おうか迷ってしまう。

そこで最近は赤と黒のボールペンを1本ずつのみにした。
こうすると使うものが決まっているので、どれにしようか迷わない。
たいしたことじゃないかもしれないけど、
このスッキリ感を味わうとたまらないです。

ちなみに机の上だけでなく周囲を掃除するといい。
掃除機かけるんでもいいし、ゴミ箱のゴミをゴミ袋に入れて空にするでもいいし、
机の上をふくでもいいし、引き出しの中身を整理するとかでもいい。

とにかくスッキリした環境にすること。
でないと雑然とした環境に引っ張られて、頭がクリアにならない。
新聞とか読んでない本とかが積んであったりすると、
もうそれが気になったりしちゃうから、見えないところに片づけるのでもいいと思います。

2:やることをすべて書き出して順位づけする。
TODOLISTというやつですね。
これも私、あんまり信じてなかった。
そんなもん、書く暇あったら、やった方が早いっていうのと思って。
でも忙しい時ほどやるべきだということに気づいた。
あれもこれもしなきゃという心のプレッシャーを、
書き出すことによって「見える化」し、1つ1つ消していくことで、
確実に仕事をこなしていく進捗がよくわかる。
ちなみにTODOLISTには細かい作業も書かなければダメです。
すべてを「見える化」しないと心のもやもやがとれないので。

特に忙しい時ほどやる順番が大事。
この順番を間違うとさらに大変な事態になりかねない。
無駄な作業をしないためにも、
忙しくてもきちんと納期に間に合わせるよう、
順番をしっかり考えた上で仕事をしていくといいでしょう。
イヤなことや時間のかかることを後回しにしてしまいがちだが、
こうしたことは早めに手を付けた方がいい。
どうしても無理なら自分一人で抱え込まず、
早めに他人に頼むことも選択肢に入れたい。

3:ネットニュースを見ない。SNSを開かない。細切れ時間を無駄にしない。
仕事が忙しくても、いや忙しい時ほど、
ちょっと休憩がてらネットでもみようとか、
SNSでものぞいてみようと思ってしまいがち。
するとほんのちょっとのはずが、
ネットサーフィンに思わぬ時間をとってしまい、
10分とか20分とか無駄にしてしまう。

最近思ったんです。
仕事がわんさかあるなら、
このネットの時間を少しでも減らせばいいんじゃないかと。

ほんの10分の細切れ時間とかに、
ネット閲覧で終わってしまうのではなく、
「10分あれば請求書1枚書けるよな」とか、
「次やらなくちゃいけない仕事の、
ファイルとフォルダだけも作っておけるよな」とか思って、
今までネットに費やしていた時間を、
ほんのちょっとだけ仕事を進める時間にあてると、
こういうのが後々きいてくるんです。
「少しだけでもやっておいてよかった!」と。

ついついネットを見てしまいがち。
ついつい細切れ時間を無駄にしてしまいがち。
でもそういう時間こそ忙しい時に有効活用すべきです。

・・・
どれもたいしたことではない。
今までそんなこと、ほとんどしたこともない。
それでも多くの仕事を集中してこなせると思っていたけど、
上記3つを最近実践するようになってから、格段に仕事効率が上がりました。

ささやかなことかもしれませんが、
ぜひ一度、試してみてください。

・こうしたことをやるようになったきっかけ本。超おすすめです。
トヨタの片づけ」OJTソリューションズ著


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by kasakoblog | 2013-05-29 00:52 | 働き方


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