2013年 10月 10日
請求書を郵送するというムダ廃止運動~添付メールでいい
メールで大概のものが送れる時代になったが、
未だに封筒に宛名を書き、切手を貼り、郵送しているものが請求書だ。
はっきりいってクソ面倒くさい。
切手を買いに行くのも面倒だし、切手代もバカらしいし、
ポスト投函しなければならないのも面倒だ。
挙句の果てに郵送した後「ここの日付を直してほしい」とかいって、
再送しなければならないこともある。

請求書がいかに面倒な手間かは、
自分で請求書を作成し、毎回、自分で出している人ならわかるだろう。

ところが最近、異変が起きている。
「郵送じゃなくていいですよ。添付メールで構いませんよ!」
という取引先が増えているのだ。
これはものすごいラク。ただ単にラクなだけでなく便利。
これはぜひ多くの方に「請求書は添付メールでOK」にしていただきたいと思う。

添付メールにするとどんなメリットがあるのか。

1:切手代がかからない。切手を買いに行かなくていい。
2:封筒いらない。
3:プリントアウトしなくていい。
4:瞬時に送れる。
5:修正指示があっても手間がない。

印鑑がないとダメというところもあるが、
印鑑なんてスキャンデータで取り込んで画像化し、
請求書のフォーマットに張り付けておけばいい。
エクセルやワードで作っても相手に改変されないようPDF化して送ればいい。

請求書を添付メールで送るといいのは、何も出す側がラクだというだけではない。
受け取る側もかなり便利になる。

1:ファイルで保存できるので過去の請求書など検索が容易。
2:経理に原本まわして、自分はコピーして紙で保存するといった手間がいらない。
3:すぐに相手先から送ってほしい時にメールなので即時にもらえる。
4:紙でもらって紛失してしまったので再発行とか、
訂正してほしいから再発行してほしいといった時にも即時にもれるので便利。

出す側だけでなくもらう側にもメリットがあるのだ。

ところが長年続いたバカの壁にしがみつく頭の硬い連中が、請求書のメール化を拒んだりする。
そのバカな理由をいくつかあげよう。

1:紙でないと相手に失礼。
相手に失礼って何?私は紙でもらう方が大迷惑。
検索できない。保存や管理が手間。
送られてくるのを待ってなきゃいけないなどなど、面倒なことばかりだ。
税務調査などに備えて紙保管が必要なら、
添付したメールをプリントアウトし、しかるべき部署が保管しておけばいい。
万が一、紙がなくなってもデータで保存しておけるし、
他部署に回してもデータが残っているから、
担当者でも過去の金額とか確認しやすいじゃないか。

2:メールだとちゃんと受け取ったかがわからない。
バカか・・・。
郵送だってちゃんと受け取ったかわからない。
むしろ郵送の方が配送ミスの可能性もあるし、配送が遅れているかもしれないし、
社内の誰かが持っていってしまったかもしれないし、トラブルの原因が複数あって困る。

なんど請求書で下記のような不毛なやりとりがあっただろうか?
「まだ請求書届かないですけど」
「一昨日、送ったからもう届いているはずですけど」とか。
「ごめんなさい、社内の配送管理センターに紛れこんでました!」とか。
メールで即時に送り、心配なら電話すればいいじゃないか。
郵送だと、何が原因で届いてないかすらわからない。

3:セキュリティが・・・
セキュリティとかいうなら郵送の方がよっぽどリスク。
配送する人がミスするかもしれないし、落とすかもしれないし、
会社の郵便受けのセキュリティは万全なのかもあやしいし。
つい最近も「<日本郵便>男性社員が4622通を隠す」というニュースがあった。
郵送が安全でメールが危険って思い込んでいるのがおかしい。

4:紙がないと困る。
プリントすればいいじゃないか!


なぜこんな無意味、無駄、コストと手間がかかるアホなことをし続けているのだろうか。
多分、勝手に「請求書は紙で送らないとダメだ」「メールだと失礼だ」
みたいな思い込みがあったからではないか。
でもメール添付で送ってもらい、社内で紙保管が必要なら、
プリントアウトすればいいだけの話。
印鑑が必要なら画像化すればいいだけだし、そもそも印鑑って意味ない。
印鑑業者のために印鑑ついてるなら印鑑なんてやめちまえと思う。
これだけデジタル機器があふれてるんだから、印鑑偽造なんて簡単にできるわけだし。

でもにわかに多くの人が、この愚かな過去の習慣に固執するバカさ加減に気づき始めたみたい。
「別にメールでもいいですよ。PDFで印鑑ついてあれば」という取引先がかなり増えてきた。
そこで紙で送ってくれという取引先にも、
試しに「PDFではダメですか」といって送ってみたら、
「こっちでプリントアウトすればそれで社内的には問題ないみたいです」といったところも多い。

送り手にとっては、何の意味もない切手代と封筒代が浮く。
受け手にとっては、保存しやすい、管理しやすい、即時受け取りできる、
いつ届くか待っていなくていいというメリットがある。

ならばみんなでこの愚かな習慣をやめればいいじゃないか。
お互いにメリットがあり、無駄な作業時間減らせれば、
それだけ生産効率も上がるわけだし。

多分、この10数年で急速にデジタル機器やネット化が進み、
本当はまったく意味ないけど、昔からの習慣だからというだけで、
無駄な作業をしているものって請求書以外にもあるはず。
ぜひこうした無駄を見直していくべきだと思う。

・スマートフォン普及したのに通勤ラッシュがなくならない不思議
http://kasakoblog.exblog.jp/13857049/

・印鑑と原発
http://kasakoblog.exblog.jp/20688004/

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by kasakoblog | 2013-10-10 23:14 | 働き方


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