2014年 09月 10日
無駄な会議や打ち合わせを減らす5つの方法
仕事が忙しいのに、無駄な会議や無駄な打ち合わせで時間がとられ、
どんどん時間がなくなっていく。
多くの人がそう思っているなら無駄を減らす努力をすればいい。

当たり前すぎてお話にもならないのだが、
その当たり前なことができていない人がほんと多いので、
ここに無駄な会議や打ち合わせ時間を減らす方法を紹介したい。

1:どうしても会って話すべきことなのか。
電話やメールでもいいことなのか考える。

「とりあえず会いましょう」はダメ。

2:どうしてもこの人を呼ばなきゃいけないのか考える。
できるだけ人数は少ない方がいい。

「とりあえずみんな集まりましょう」はダメ。
本当に会って話をしなければならない、
必要最低限の人だけを会議なり打ち合わせなりに呼ぶ。

3:会議や打ち合わせるする資料は事前に送っておく。

当日配ってその資料を読み上げるなんて愚か過ぎる。
事前に配っておけ!って話。
送っても事前に読まないのは無駄に資料が長いから。
ポイント絞った端的な資料作れって話。

4:会議や打ち合わせで話す項目を事前に決める。

これ、できてない人って意外と多い。
話がだらだらいったりきたり。
で、この会議って何を決めるの?何を話し合うの?
事前に「この3つの事項について話し合います」
みたいなことをちゃんと決めておけばかなりスムーズ。

5:話す順番をちゃんと考える。

どの話からするかは非常に重要。
例えば予算の制約があるのに予算の話を後回しにして、
プロジェクトの内容をえんえん議論したところで、
「えっ、この予算しかないなら今まで話したこと無理だよね?」
みたいな話になりかねない。
こんなバカげたことを意外としている人いるんです。

・・・・
みんな忙しい。
みんなできるだけ無駄な時間は使いたくない。
ならば最低限、上記5つぐらいのことはやるべきだ。

最近の私の例を紹介しよう。
ブログやホームページを見て新規の会社さんから、
執筆・撮影の打診がある。

はじめての会社さんと取引する場合は、
今後の仕事の進行をメールでするにせよ、
必ず顔合わせのために一度会っておくことにする。
一度会っておけば、その後メールだけでもかなりスムーズだから。
また私もそうだし、相手もそうだけど、
仕事を頼む・頼まれる関係として信頼できそうな人なのか、
人となりを見ておきたい、会社の様子を見ておきたいというのもある。

はじめて会う際はお互いの自己紹介になる。
私はこれまでどんな仕事をしてきて、どんなことができるのか。
相手はどんな会社でどんな仕事を頼みたいのか。

その際、会う前に、事前に私の作品履歴のPDFを送っておく。
会う時に作品事例現物を持参し見せるのだが、
先に見てもらえれば、どんな仕事をしているかわかってもらえる。
すると話が早い。
「こんな実績あるんだったらうちでこんな仕事を頼みたい」
といった話にすぐ発展しやすい。

一方、どうしようもなかった打ち合わせ事例を紹介しよう。
新規先から仕事の打診があった。
こんな仕事があるけどできますか?というので、
できますよということで作品実績のPDFを送っておき、打ち合わせに赴いた。

すると延々取材先企業の社内事情の説明を始めた。
もちろんそうした話も必要だが、
それで私は一体、
・何の仕事を
・いくらで
・いつまでにするのか、
がまったく説明されない。

仕事内容、価格、納期。
この3つを先に言ってもらわないと、
どれだけその取材先について説明されたところで、
「その仕事内容では私にできない」
「価格があわないから無理」
「他の仕事との兼ね合いでその納期では無理」
といった話になりかねない。
打ち合わせのはじめの50分間、
延々とカットインする隙も与えず、
取材先の社内事情などを話された。

たまらず、
「それで私は何をするんですか?
何ページ書くんですか?撮影もするんですか?
ギャラはいくらなんですか?納期はいつなんですか?」
と聞いてみたのだが、ぐにょぐにょ言って明確に答えてくれない。

ダメだ。
こんなんじゃ仕事引き受けられない。
というかそれは仕事じゃない。
わざわざ1時間も打ち合わせした時間の無駄。
先に仕事内容、価格、納期を決めてから話を進めてくれないと、
その仕事を受けるか受けないか決められない。

つい最近も他の人のブログであったが、
ギャラをいわずにフリーランスに仕事を頼もうとするバカ者が多すぎる。
聞いても上述のようにぐにょぐにょ言ってごまかされてしまうケースも多い。
ましてや打ち合わせの口頭ベースだと、何も証拠に残らないから、
言った言わないの話になってもめかねない。

ぜひ無駄な会議や無駄な打ち合わせをしないためにも、
まず何から話をすべきか。
この話がクリアできたら次の説明に入る。
それがダメならそこで打ち合わせは終わりにすれば、
お互いに無駄な時間をしないで済む。

あらためて列挙しておこう。

1:どうしても会って話すべきことなのか考える。
2:どうしてもこの人を呼ばなきゃいけないのか考える。
3:会議や打ち合わせるする資料は事前に送っておく。
4:会議や打ち合わせで話す項目を事前に決める。
5:話す順番をちゃんと考える。

最低限この程度のことはするべきだ。
これがちゃんとできていれば、
年間で相当無駄な時間を削減できるんじゃないかと思う。

・仕事を頼むならまず納期とギャラを言え
http://kasakoblog.exblog.jp/21428188/

・マスコミ・広告関係の仕事の頼み方がひどい
~ギャラを提示しない会社の多いこと
http://kasakoblog.exblog.jp/22093208/


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by kasakoblog | 2014-09-10 10:28 | 仕事術


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