2015年 04月 02日

基本電話に出ない!午前のアポは入れない!で仕事の効率アップ!

今年から仕事で実践している2つのことがある。
1:午前中のアポイントは基本、入れない
2:基本、電話に出ない

いやー。これすごいです。
みなさんもぜひ実践してみてください。
仕事の効率が3倍ぐらいアップする。
なぜすごいのか。

<1>午前中のアポイントは極力入れない
メリット1:昼食とる前のあまり眠くない時間帯に、
アポを入れないことで自分がやるべき作業の没頭できる。
メリット2:朝の通勤電車が遅れてアポに遅れる心配がない。
メリット3:朝の通勤電車に巻き込まれなくて済む。

・メリット1:昼食とる前のあまり眠くない時間帯に、
アポを入れないことで自分がやるべき作業の没頭できる。

これは個人差あるかもしれないけれど、
昼食とった後って眠くなり、
デスクワークしようと思うと、
ものすごく効率が落ちるわけです。
逆に午前中は元気。
この元気な間に自分のすべき仕事をする。
眠くならずデスクワークに没頭する。

今年、よほどのことがない限り、
午前中のアポイントは一切入れなくなったら、
私の主なデスクワーク=原稿執筆作業がとってもはかどる!

昨年までは朝の通勤電車遅延リスクが怖いので、
朝一のアポは避けていたんだけど、
11時からのアポイントは受けていた。
11時というと10時に家を出なければならず、
8時に起きて子供を保育園に送っていき、
家に帰ってくると9時なので、たったの1時間しかない。
1時間だとメール処理して終わってしまう。

なので今年から午前中のアポを一切やめることに。
打ち合わせとか取材とか人に会う仕事を、
逆に午後に入れることでものすごく効率アップになった。

・メリット2:朝の通勤電車が遅れてアポに遅れる心配がない。
昨年から朝一のアポは避けていた。
9時とか10時のアポは入れない。
だって朝、電車ってしょっちゅう遅れるでしょ。
朝の電車遅延リスクを考え、1時間余裕を見ても、
運転見合わせになり、右往左往していたら、
1時間の余裕でも下手したら間に合わないかもしれない。

だから朝一のアポは絶対に避けるべき。
くれぐれも朝9時とか10時のアポは設定しないように。
電車遅れたらどうするんですか?
リスケしなきゃならない。
誰かが間に合っても誰かが間に合わなければ、
その時間が無駄になる。
間に合わなかった人のために、また別に時間をとって、
説明したりしなきゃいけない。

なのでみなさん、朝の通勤電車の遅延リスクは想定内と考え、
社内の会議だろうが打ち合わせだろうが、
社外の打ち合わせだろうが、歩いていける場所ならともかく、
電車での移動が伴うのであれば、
基本朝一のアポは入れないように。
また前述のように午前中の元気な時間に仕事に集中できるのでよい。

・メリット3:朝の通勤電車に巻き込まれなくて済む。
これは会社員には無理かもしれないけれど、
フリーランスの人ならこのメリットも。
集中できる午前中、出鼻をくじかれるように、
朝の通勤電車で疲弊してしまうなんて、
こんな能率の悪い仕事の仕方はない!
例えるなら毎日ハンデ戦やっているようなもの。
自ら仕事の能率が悪くなるようハンデを背負って戦っているようなもの。

だから朝の通勤ラッシュの時間帯にはアポを入れない。
これ徹底したらものすごくストレスが減った。

ちなみに会社員時代は通勤ラッシュがイヤだったので、
20分並んで始発電車に乗ったり、
朝6時前の電車に乗り、会社の始業時間まで、
会社の目の前のマックでブログの原稿書いてたりしてた。
朝の通勤ラッシュの時間帯に移動しなければならないようなアポは、
極力避けよう。

<2>基本、電話に出ない。
電話が必要な職種はやむを得ないが、
メールでできることは極力メールでする。
メールなら記録に残るし、後で見返せるし、具体的な指示ができるし、
その時に電話をとれなくても後で処理できるし、
電車の中での移動中や外での待ち時間なんかでも作業できる。
だからよほどの緊急事態以外は電話はせずに、
仕事のやりとりは基本メールにする。
(というか非常事態でもメールの方がいい場合もある)

ただ、メールの方が仕事をする上でメリットが多いのに、
意味もなく電話でやりとりしようとする人が多い。
そういうのに限って、後で言った言わないのトラブルになったりする。
ほんと電話はやめてほしい。

で、考えたわけ。
そうだ!電話に出なきゃいいんだ!
電話をかけてもつかまらなければ、
用件あるならメールしてくるだろうと。

これ。効果てきめん。
「とりあえず電話」みたいな前近代的な仕事のやり方をする人が、
電話でつかまらないと思うと、メールしてくるわけです。
メールなら移動中とかでも返信できる。

私は仕事のメールの返信はめちゃ早い。
すると相手もメールの方がレスが早いことに気づき、
何度も電話かける無駄をやめて、
次第にどんなことでもメールしてくるようになる。
結果、電話でつかまらないロスはないし、
言い忘れたとか聞き間違えたとかないし、
仕事がぽんぽん進むわけです。

電話に出ない代わりにメールのレスを早くすれば何の問題もない。
逆にメールのレスが遅い人ってほんと困る。
すぐに答えられないものなら「3日後に答えます」とか、
「明日中に連絡します」といった一言を返信すればいい。

でもほんといいです。
電話に出ないって。
ぜひみなさんもやってみてください。
すると電話魔でもメールを送ってくるようになるから。
今までの非効率的な仕事のやりとりが効率的になるし、
トラブルも減るし、電話で仕事中断されずにすむし、
電話で聞いたことをメモする必要もなくなる。

もちろんね、メールでなく電話でなくては困る場合もある。
電話の方がいい場合もごくまれにある。
でもそんな時にもまずはメールで、
「こんな用件について電話で会話したいのですが、
何時頃がご都合よろしいでしょうか?」と先にメールしておけばいい。

実際に私の取引先で素晴らしい営業マンの方がいるんだけど、
この方は基本メールをベースにしながらも、
電話が必要な際にはこのようなメールを送ってくる。
するとこちらも都合の良い時間にかけ直せるし、
事前に何の件で電話したいのかがわかるから、
答えを準備できるし非常にいい。

いや意外とこんなこともある。
「この件について電話で話したいんですけど」というメールがきて、
「それだったらこうです」ってメールで返信すると、
「わかりました!それなら電話不要です」
みたいにメールのやり取りで済んでしまう場合もある。

今まで即連絡をとる手段は電話しかなかったけど、
今ならメールがある。
しかもメールならどこだろうが返信できる。
ぜひ電話をやめて極力メールで。
電話魔がいたら電話を無視したらいい。
そしたら電話魔がメールのやり取りに変わるから。

ぜひみなさんも仕事の効率をアップするため、
1:午前中のアポイントは基本、入れない
2:基本、電話にでない(電話をしない)
の2つを実践してください。
多くの人が午前中のアポをやめれば、
みな午前中に仕事に集中できる。
多くの人が電話にでない(電話をしない)ようになれば、
メールのやりとりでぽんぽん仕事ができるようになる。

すべては仕事を効率よくするため。
いかに限られた時間をうまく使い、
いかに無駄な動きをなくし、
いかにスムーズに仕事を進行することができるか。
いかにパフォーマンスを上げていけるか。
そのためにこの2点はとってもいいと思うので、
ぜひ実践していただきたいと思います。

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by kasakoblog | 2015-04-02 21:00 | 働き方


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