好きを仕事にする大人塾「かさこ塾」塾長・カメライター・セルフマガジン編集者かさこのブログ

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2017年 05月 04日

難しい!できない!を解決!Googleフォームの自動返信メールを送る方法カンタン10ステップ

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申込やアンケートなどに
めちゃめちゃ便利で簡単に使える
Googleフォームですが
最大の欠点は自動返信メールの設定が
犯罪レベルで難しいこと!

ネット上を調べても
古いフォームの記事だったり
それ通りにやっても
できなかったりすることも多い。

そこで簡単に自動返信メールの設定ができる
10ステップを解説します。
※あくまで私のやり方です。
確実性を担保するものではありません。

■準備:Googleフォームを
作ってください。
作り方はめっちゃ簡単。
わからない方は検索で調べてください。

ただ質問項目で大事なこと。
1:右上のギザギザマーク「設定」の
「全般」で「メールアドレスを収集する」
にチェックをしてください。
e0171573_2191719.jpg

そうすると質問事項の1番目が
メールアドレスになります。
これでメールアドレスを
入力してもらった方が
自分で質問項目作って
メアドを記入してもらうより
おかしなメアドをはじいてくれたり
するので便利です。

2:質問項目に「お名前」
という項目を作ってください。
「氏名」とか「名前」にすると
下記スクリプトコードを書き換えないと
エラーになる可能性があるので
必ず「お名前」に。
e0171573_2193555.jpg

■1:フォーム(質問)を作ったら
「回答」タブをクリックし
緑の十字のところでスプレッドシートを
作成します。

e0171573_2194788.jpg
■2:スプレッドシートを開き
「ツール」→「スクリプトエディタ」を
クリック
e0171573_2195642.jpg

■3:この画面が出るので
書かれているコードは消して
下記コードをコピペします。
※\nの\マークは
コピペすると円マークに
なるかもしれませんが
コピペしてはりつければ
バックスラッシュに変わります。


function sendMailFromForm() {
Logger.log('sendMailFromForm() debug start');

//------------------------------------------------------------
// 設定エリアここから
//------------------------------------------------------------

// 件名、本文、フッター
var subject = "講義受講費お支払いのお知らせ";
var body
= "お申込みいただきありがとうございます。\n"
+ "受講費が先払いとなっており\n"
+ "下記口座にお振込ください。\n"
+ "振込の際、振込人名の前に入力お願いします。\n"
+ "\n"
+ "あいうえ銀行あいうえ支店\n"
+ "普通 1234\n"
+ "口座名義 アイウエオ\n"
+ "※振込手数料はご負担ください\n"
+ "\n"
+ "※キャンセルする場合はお早めにご連絡お願いします。\n"
+ "講義再録データを送付します。\n"
+ "どうぞよろしくお願いいたします。\n"
+ "------------------------------------------------------------\n";
var footer
= "------------------------------------------------------------\n\n"
+ "\n"
+ " あいうえお事務局\n"
+ " 000-0000-0000\n";

// 入力カラム名の指定
var NAME_COL_NAME = 'お名前';
var MAIL_COL_NAME = 'メールアドレス';

// メール送信先
var admin = "000000@0000mail.com"; // 管理者(必須)
var cc = ""; // Cc:
var bcc = admin; // Bcc:
var reply = admin; // Reply-To:
var to = ""; // To: (入力者のアドレスが自動で入ります)

//------------------------------------------------------------
// 設定エリアここまで
//------------------------------------------------------------

try{
// スプレッドシートの操作
var sh = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
var rows = sh.getLastRow();
var cols = sh.getLastColumn();
var rg = sh.getDataRange();
Logger.log("rows="+rows+" cols="+cols);

// メール件名・本文作成と送信先メールアドレス取得
for (var j = 1; j <= cols; j++ ) {
var col_name = rg.getCell(1, j).getValue(); // カラム名
var col_value = rg.getCell(rows, j).getValue(); // 入力値
body += "【"+col_name+"】\n";
body += col_value + "\n\n";
if ( col_name === NAME_COL_NAME ) {
body = col_value+" 様\n\n"+body;
}
if ( col_name === MAIL_COL_NAME ) {
to = col_value;
}
}
body += footer;

// 送信先オプション
var options = {};
if ( cc ) options.cc = cc;
if ( bcc ) options.bcc = bcc;
if ( reply ) options.replyTo = reply;

// メール送信
if ( to ) {
MailApp.sendEmail(to, subject, body, options);
}else{
MailApp.sendEmail(admin, "【失敗】Googleフォームにメールアドレスが指定されていません", body);
}
}catch(e){
MailApp.sendEmail(admin, "【失敗】Googleフォームからメール送信中にエラーが発生", e.message);
}
}

e0171573_21125626.jpg

■4:コピペしたら
件名、本文、フッター、メール送信先
の情報を書き換えましょう。
それ以外の部分を書き換えると
エラーになる可能性があるため
くれぐれも他はいじらないでください。

ちなみに改行は
\n"
です。

// メール送信先
var admin = "000000@0000mail.com"; // 管理者(必須)

000000@0000mail.comに
自分のメールアドレスを入れましょう。
Gメールでなくても大丈夫です。


// 入力カラム名の指定
var NAME_COL_NAME = 'お名前';
var MAIL_COL_NAME = 'メールアドレス';

はこのままにしておいてください。
ここに自分の名前を入れたり
自分のメアドを入れたりすると
多分おかしくなります。

とにかくこの書き換え段階で
余計なことをしないこと。
コードですので
「;」1つに抜けただけでも
おかしなことになってしまうので。
ここの書き換えで
あやまって何か消してしまったり
余計なものを追加すると
自動返信できなくなる可能性があります。
e0171573_21131280.jpg

■5:返信文言を入力したら
「実行」をクリック。
すると「承認が必要です」
という文言が出てきますので
「許可を確認」へ。
e0171573_2113198.jpg

■6:アカウントを選択
e0171573_21133486.jpg

■7:「許可」をクリック
e0171573_2114043.jpg

■8:「編集」→
「現在のプロジェクトのトリガー」
をクリック
e0171573_211475.jpg

■9:「トリガーが設定されていません」
をクリック
e0171573_21141495.jpg

■10:通知のルールを設定。
「スプレッドシートから」
「フォーム送信時」
にしておくとよいです。

これで完了!
これで本当に自動返信メールが
いくのかどうか
ご自身でフォームから入力して
テストをやってみることと
念のため他の人にもフォーム入力し
自動返信メールがいくのかどうか
確認してください。

上記の設定をしておけば
いちいち申込フォームの人に
返信を送ることなく
伝えたい情報を自動返信できるとともに
フォーム入力があった段階で
その情報が自分のメールアドレスに
届きますので
いちいちスプレッドシートを
確認しなくてもよいです。

ポイントは2点
1:質問項目が
「お名前」「メールアドレス」
になっているかどうか。
「氏名」とか「メアド」になっていただけで
おかしくなる可能性あります。

2:コードのコピペデータを
できるだけいじらず
書き換えるべきところだけ
書き換える。

多分これで自動返信メールが
できるはずです。
コードの意味がわかれば
他も書き換えたり追記すれば
いろいろ便利にカスタマイズ
できるとは思いますが
そうした知識がない方は
できるだけいじらない方がよいかと。

あくまでこの方法は
私がいろいろ調べて
格闘してたどりついた方法のため
もっといい方法があったり
するかもしれませんが
とりあえずこの教え方で
塾生にやってもらったところ
今まで自動返信設定が
できなかった人が
できるようになりました。

というわけでぜひフォームだけでなく
自動返信設定を活用し
事務作業の効率化を行うと
よいと思います。

※あくまで私の方法ですので
設定はご自身の責任で
してください。

■下記講座申込は
まだフォーム化する前の
申込方法となっていますが
今後順次フォームに切り替えます。

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by kasakoblog | 2017-05-04 21:15 | ネット


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