年末は、今年1年間、
自分がどんなことをしてきたのか、
振り返るいい時期でもある。
振り返る方法はいろいろあると思うけど、
その１つはメールの履歴をざっと見返すことではないか。
仕事でもプライベートでも、
コミュニケーションをとるツールとして、
圧倒的な割合を占めているのがメールだろう。
つまりメールを見返せば、
自分が1年間、どんなことをしていたかが、
実によくわかるのだ。
どんな人とどこで会ってどんな話をしたかとか。
どこに行ったとか。
どんな人とどんな仕事をしたとか。
メールは1年間の自分の行動履歴のみならず、
時には自分の心情履歴すらくっきり浮かび上がらせてくれる。
私の場合、やるべきことを自分宛にメールし、
やるまでは未読のままにしてある。
ざっと1年間のメールを振り返って、
未読の自分宛メールがあったら、
それは今年できなかったこと。
「来年にぜひともやろう」と、
来年の行動指針にもなる。
ただメールを振り返るので難しいのは、
今いろんなツールがあるため、
メールが一元化しにくいこと。
会社のメールと家のメール。
家のメールでもパソコンメールとケータイメール。
それ以外にはmixiのメッセージや、
ツイッターのメッセージなどなど。
本当はすべてのメッセージが、
ケータイメールでもいいし、
パソコンのWebメールでもいいし、
一元化されてぱっと振り返ることができるとよりいい。
ちなみにメールの整理方法についてだけど、
私は絶対にフォルダ分けしない。
時系列にそのまま並べている。
その方が圧倒的に便利だからだ。
よく仕事で詳細にフォルダ分けしている人がいるが、
よくあれで管理できるなと思う。
なぜなら分類には限界があるからだ。
案件ごとにフォルダをつくっても、
相手からのメールで複数案件にまたがった内容の、
メールである場合もある。
相手先の会社ごとにフォルダを分けても、
案件が複数またがることもある。
社内フォルダを作ったとしても、
社外のやりとりが入る場合もある。
こうやって分類のワナにはまる。
どこに何を分けたらいいか、
迷ってしまうものが多くなり、
またさらに細分化したフォルダをつくって、
どんどんフォルダが増えてわけわからなくなる。
整理とはわかりやすいことが目的。
分類しはじめると分類することが１つの大きな仕事になってしまう。
だから分類しない。
分類するなら時系列が一番。
これは数十年前のベストセラー、
野口悠紀雄氏の「超整理法」の考えに基づくもの。
当時はメールなんかなく、
書類整理術の本として書かれているわけだけど、
分類すると分類できないものが出てくるから、
時系列に書類を並べなさいと解く。
これは実に合理的で探しやすい究極の整理方法だ。
そもそもメールは検索機能があるわけだから、
フォルダ分けなんかまったくする必要がない。
特定の名前で検索すればその人のメールだけが出てくる。
案件名で検索すればその案件名のメールだけ出てくる。
検索でいかようにでも種別管理できるのだから、
わざわざフォルダ分けなんかしなくてもいい。
またフォルダ分けするとあちこちのフォルダにいって、
未読メッセージを確認しなければいけないから手間だ。
うっかりするとそのまま処理しないまま、
数時間放置されたりすることになる。
当たり前の話だけどみんな複数案件を同時並行して、
仕事をしたりプライベートのやりとりをしているわけで、
それをスピーディーに同時並行に進めていくには、
フォルダ分けせず１つのフォルダにメールがきて、
次から次へと時系列の優先順位に従って、
処理していくことの方が効率的だ。
「このメール処理は後回しにしよう」
なんて思ったが最後。
次から次へと新たなメールがきて、
結果、仕事が遅くなり、うっかり忘れてしまう、
なんてこともある。
だからフォルダ分けせず、時系列に沿ってメールを処理していく。
それがいろんな仕事を同時並行してスピーディーにできる、
効率的なやり方ではないか。
時系列に並べてあれば、
1年間のメールを見返しやすいし。
そんなわけでもう今年も残すところ6日間。
1年のメールを見て、
今年の出来事を振り返ってみるとともに、
それをもとに来年どんなことをしたいのか、
考えてみてはどうだろうか。
自分がどんなことをしてきたのか、
振り返るいい時期でもある。
振り返る方法はいろいろあると思うけど、
その１つはメールの履歴をざっと見返すことではないか。
仕事でもプライベートでも、
コミュニケーションをとるツールとして、
圧倒的な割合を占めているのがメールだろう。
つまりメールを見返せば、
自分が1年間、どんなことをしていたかが、
実によくわかるのだ。
どんな人とどこで会ってどんな話をしたかとか。
どこに行ったとか。
どんな人とどんな仕事をしたとか。
メールは1年間の自分の行動履歴のみならず、
時には自分の心情履歴すらくっきり浮かび上がらせてくれる。
私の場合、やるべきことを自分宛にメールし、
やるまでは未読のままにしてある。
ざっと1年間のメールを振り返って、
未読の自分宛メールがあったら、
それは今年できなかったこと。
「来年にぜひともやろう」と、
来年の行動指針にもなる。
ただメールを振り返るので難しいのは、
今いろんなツールがあるため、
メールが一元化しにくいこと。
会社のメールと家のメール。
家のメールでもパソコンメールとケータイメール。
それ以外にはmixiのメッセージや、
ツイッターのメッセージなどなど。
本当はすべてのメッセージが、
ケータイメールでもいいし、
パソコンのWebメールでもいいし、
一元化されてぱっと振り返ることができるとよりいい。
ちなみにメールの整理方法についてだけど、
私は絶対にフォルダ分けしない。
時系列にそのまま並べている。
その方が圧倒的に便利だからだ。
よく仕事で詳細にフォルダ分けしている人がいるが、
よくあれで管理できるなと思う。
なぜなら分類には限界があるからだ。
案件ごとにフォルダをつくっても、
相手からのメールで複数案件にまたがった内容の、
メールである場合もある。
相手先の会社ごとにフォルダを分けても、
案件が複数またがることもある。
社内フォルダを作ったとしても、
社外のやりとりが入る場合もある。
こうやって分類のワナにはまる。
どこに何を分けたらいいか、
迷ってしまうものが多くなり、
またさらに細分化したフォルダをつくって、
どんどんフォルダが増えてわけわからなくなる。
整理とはわかりやすいことが目的。
分類しはじめると分類することが１つの大きな仕事になってしまう。
だから分類しない。
分類するなら時系列が一番。
これは数十年前のベストセラー、
野口悠紀雄氏の「超整理法」の考えに基づくもの。
当時はメールなんかなく、
書類整理術の本として書かれているわけだけど、
分類すると分類できないものが出てくるから、
時系列に書類を並べなさいと解く。
これは実に合理的で探しやすい究極の整理方法だ。
そもそもメールは検索機能があるわけだから、
フォルダ分けなんかまったくする必要がない。
特定の名前で検索すればその人のメールだけが出てくる。
案件名で検索すればその案件名のメールだけ出てくる。
検索でいかようにでも種別管理できるのだから、
わざわざフォルダ分けなんかしなくてもいい。
またフォルダ分けするとあちこちのフォルダにいって、
未読メッセージを確認しなければいけないから手間だ。
うっかりするとそのまま処理しないまま、
数時間放置されたりすることになる。
当たり前の話だけどみんな複数案件を同時並行して、
仕事をしたりプライベートのやりとりをしているわけで、
それをスピーディーに同時並行に進めていくには、
フォルダ分けせず１つのフォルダにメールがきて、
次から次へと時系列の優先順位に従って、
処理していくことの方が効率的だ。
「このメール処理は後回しにしよう」
なんて思ったが最後。
次から次へと新たなメールがきて、
結果、仕事が遅くなり、うっかり忘れてしまう、
なんてこともある。
だからフォルダ分けせず、時系列に沿ってメールを処理していく。
それがいろんな仕事を同時並行してスピーディーにできる、
効率的なやり方ではないか。
時系列に並べてあれば、
1年間のメールを見返しやすいし。
そんなわけでもう今年も残すところ6日間。
1年のメールを見て、
今年の出来事を振り返ってみるとともに、
それをもとに来年どんなことをしたいのか、
考えてみてはどうだろうか。
