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未読メールを残さない

最近はっと思ったのがこの「未読メールを残さない」。
仕事でもプライベートでも大量のメールがきて、
それを処理することが重要な「仕事」、
という人は多いと思うけど、
メール処理ばかりにとらわれると、
他の実作業ができないから、
面倒なものほどついつい「後で読もう」と、
後回しにしてついつい忘れてしまいがち。
だってどんどんまた新しいメールがきて、
過去に押しやられてしまうから。
そしてこうした忘れがちな未読メールが、
処理をすぐにしなかったために、
後々面倒になったり、やっかいなことになったりしがちだ。

だから「未読メールを残さない」というのを、
何かの本で見てその通りだなと思った。
気をつけなきゃいけないなと。

メールについて処理するかどうかはともかく、
1:必ずその日に来たメールは読む。
これが大前提。
そしてできれば、
2:すぐレスポンス。

理想的にはメールが来た時に、
その用件に対する処理をしてしまった方がいい。
しかし現実問題、いろんなことをやっているわけだから、
来たメールの処理が最優先とはいかない。

だからそれで返信が後回しになったり、
読むのを後にしようとかなってしまいがちだが、
それが後でより大変になってしまう要因になる。
だから最低限、
「メール見ました。今すぐには対応できないですが、
○日までにやっておきます」
みたいなとりあえずの対応でもいいから、
すぐにレスポンスしておいた方がいい。

私個人の話でいえば、今までは未読メールなんか、
残したことなかったし、
基本すぐクイックレスポンスするのが当たり前だと思っていた。
でもここ最近になっていろいろ忙しくなってきて、
いろんなメールがきてそれに対応しきれなくなって、
読みはするんだけど、処理やレスポンスができなくって、
読んだけど処理できないから、読んだ後に「未開封」の処理にして、
後で対応しようなんてやっていたら、
そんな過去処理メールがばんばんたまってきて、
でも今やらねばならないことが、
毎日のように次々とメールでくるから、
過去処理メールが忘却の彼方へと押しやられて、
久々に過去の未開封にしたメールを見ると、
「そうだ、やらなきゃ!」と思いつつ、
また後回しになったりする・・・。

まあ後回しにできるということは、
緊急性のないメールではあるんだろうし、
すぐにやらなければならないメールは、
間違いなくすぐに返信しなきゃいけないから、
そういう意味で何か問題になったというわけではないんだけど、
やっぱりメール送った側からすれば、
メール送ったのに返答がないなと思えば、
心証はよくないだろうし、
それに何より「やらなきゃいけないことがいっぱいたまっている」
と自分の心のどこかにひっかかっていることは、
精神衛生上よくないわけで。

そんなわけでみなさんも大量のメール処理に追われる人も多いでしょうが、
1:とりあえず来たらメールは必ず読む
2:すぐに対応できなくても返信だけはしておく
3:未処理メールをできるだけためない
ことを心掛けて仕事をするとよいと思います。

また相手がメール処理しやすいよう、
本文を見なくても件名で何の用件か、
きちんと書いておくと、
急ぎで処理すべきメールなのかの判断がつきやすいはず。

※あとちなみにこれは好みの問題ですが、
個人的にはメールをフォルダ分類するのはナンセンスで、
あくまで時系列一元管理が基本だと思っています。

by kasakoblog | 2011-10-14 23:37 | 働き方

好きを仕事にするセルフブランディング&ブログ術を教えるかさこ塾主宰。撮影と執筆をこなすカメラマン&ライター。個人活動紹介冊子=セルフマガジン編集者。心に残るメッセージソングライター。


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