未読メールを残さない

最近はっと思ったのがこの「未読メールを残さない」。
仕事でもプライベートでも大量のメールがきて、
それを処理することが重要な「仕事」、
という人は多いと思うけど、
メール処理ばかりにとらわれると、
他の実作業ができないから、
面倒なものほどついつい「後で読もう」と、
後回しにしてついつい忘れてしまいがち。
だってどんどんまた新しいメールがきて、
過去に押しやられてしまうから。
そしてこうした忘れがちな未読メールが、
処理をすぐにしなかったために、
後々面倒になったり、やっかいなことになったりしがちだ。

だから「未読メールを残さない」というのを、
何かの本で見てその通りだなと思った。
気をつけなきゃいけないなと。

メールについて処理するかどうかはともかく、
１：必ずその日に来たメールは読む。
これが大前提。
そしてできれば、
２：すぐレスポンス。

理想的にはメールが来た時に、
その用件に対する処理をしてしまった方がいい。
しかし現実問題、いろんなことをやっているわけだから、
来たメールの処理が最優先とはいかない。

だからそれで返信が後回しになったり、
読むのを後にしようとかなってしまいがちだが、
それが後でより大変になってしまう要因になる。
だから最低限、
「メール見ました。今すぐには対応できないですが、
○日までにやっておきます」
みたいなとりあえずの対応でもいいから、
すぐにレスポンスしておいた方がいい。

私個人の話でいえば、今までは未読メールなんか、
残したことなかったし、
基本すぐクイックレスポンスするのが当たり前だと思っていた。
でもここ最近になっていろいろ忙しくなってきて、
いろんなメールがきてそれに対応しきれなくなって、
読みはするんだけど、処理やレスポンスができなくって、
読んだけど処理できないから、読んだ後に「未開封」の処理にして、
後で対応しようなんてやっていたら、
そんな過去処理メールがばんばんたまってきて、
でも今やらねばならないことが、
毎日のように次々とメールでくるから、
過去処理メールが忘却の彼方へと押しやられて、
久々に過去の未開封にしたメールを見ると、
「そうだ、やらなきゃ！」と思いつつ、
また後回しになったりする・・・。

まあ後回しにできるということは、
緊急性のないメールではあるんだろうし、
すぐにやらなければならないメールは、
間違いなくすぐに返信しなきゃいけないから、
そういう意味で何か問題になったというわけではないんだけど、
やっぱりメール送った側からすれば、
メール送ったのに返答がないなと思えば、
心証はよくないだろうし、
それに何より「やらなきゃいけないことがいっぱいたまっている」
と自分の心のどこかにひっかかっていることは、
精神衛生上よくないわけで。

そんなわけでみなさんも大量のメール処理に追われる人も多いでしょうが、
１：とりあえず来たらメールは必ず読む
２：すぐに対応できなくても返信だけはしておく
３：未処理メールをできるだけためない
ことを心掛けて仕事をするとよいと思います。

また相手がメール処理しやすいよう、
本文を見なくても件名で何の用件か、
きちんと書いておくと、
急ぎで処理すべきメールなのかの判断がつきやすいはず。

※あとちなみにこれは好みの問題ですが、
個人的にはメールをフォルダ分類するのはナンセンスで、
あくまで時系列一元管理が基本だと思っています。