メールの作法を知らない人多いので拡散して!今さら聞けないメールの7つの作法

人とのやりとりに使うメールを
きちんと使えない人が増えている。
SNSのメッセージアプリが
全盛になっただろうけど
仕事などでは欠かすことのできない
メールをメッセンジャーアプリ感覚で
使っていると
社会人失格、ダメな大人の烙印を
おされかねない。

こうしたダメメールに悩まされている人も
多いと思うので
やってはならないメールルールを
まとめておいたのでぜひ多くの人に
読んでいただきたいです!

1:メールの最後には名前を入れろ
おまえ、誰状態。
メッセージアプリと違うので
本文の最後に名前を入れないとわからない。

メールアドレスが
たとえば
yamamototarou@~mail
みたいに名前が推測できるものなら
まだしも
123d456fg@~mail
みたいになっていたら
誰だかわからない。

にもかかわらず!!!!!
名前を入れないバカがいかに多いことか。

たとえば
123d456fg@~mail
からメールがきて
「講義の予約お願いします!」
とか本文に書かれても
誰だよおまえ状態。

メール本文の最後には
必ず名前を入れること。

2:メールの返信履歴は残す
メールのやりとりは仕事の記録そのもの。
なのでよほどのことがない限り
基本はメールの返信履歴を
残してメールするのがマナー。

たとえば
「A案でお願いします!」
みたいな返信がきた時に
以前の返信履歴が残っていて
A案:中華
B案:和食
C案:イタリアン
みたいになっていれば
A案とは中華であるということがわかる。

しかし以前の3つの案を書いた
メール履歴を消しちゃって
新規メールで
「A案でお願いします!」
といわれても
わかんねーよばか!!
どの話だよ。
メールで検索して探さなきゃ
いけないじゃないかばかやろ!
という話になる。

やりとりなんだから
メールの返信履歴は残しなさい。

3:件名をわかりやすく
件名はものすごく大事。
忙しい人は1日に何十件、何百件と
メールを処理しているので
まず件名をみて
迅速に対応すべきか判断してるわけです。

時々いるおばかさんは
件名がないもの。
もってのほか。
ダメ人間の烙印間違いなくおされるから
件名は入れること。

件名と違うことは書かない。
たとえば
「チラシデザイン案について」
みたいな件名のところに
「明日は講義欠席します!」
みたいな本文があると
まず間違いなく見落とされる。

デザイン案のやりとりしてるんだから
緊急な欠席連絡とかするなら
それは新規のメールにして
件名を明日欠席します
みたいにした方がいい。

4:できるだけ箇条書きで書く
やたら長い文章で
何をいいたいのか
さっぱりわからないメール文面の人は
もうそれだけで
「こいつは使えない人間」として
認識されてしまう。
できるだけ箇条書きで
要件を伝える。

たとえば
1:取材の日程について
〜〜〜〜〜〜
2:取材謝礼について
〜〜〜〜
3:事前の打ち合わせについて
〜〜〜
みたいな本文。

特に返信がいるのかいらないのか
回答する必要があるのかどうか
文章できちんと明示したい。

5:ccにメアドが入っていたら
返信するときは全員返信する

せっかくccで複数人に
メールを送っているにもかかわらず
宛先本人にしか返信しないと
ccの意味がなくなり
とんでもない手間になり
「こいつふざけんなよばかやろ」
よばわりされていること間違いなし!

ccにメアドが入っていたら
返信するときは全員返信で。

6:メール文面を許可なく
ブログやSNSに載せない

これ、時々いて困るんですけど
メールっていうのはあくまで
その人とのやりとりであって
公開は前提とされていないのに
本人の許可なく
メールのやりとりを
勝手にブログやSNSに載せちゃう
とんでもない犯罪者がいるけど
これは完全に信頼を失います。

メールのやりとりを公開したいなら
相手に許可をとるのが原則。

7:メールを何通も送ってくるな。
まとめろ!という話

メールはキャッチボールが基本。
送ったら、相手の返信を待ち、
返信がきたらまた送り返す。

ところが書き忘れなのかなんなのか
チャット感覚で
何通も追加でメールを
送って来ちゃうのもダメ。

まったく別の件なのであれば
メールをあえてわけて
別件のメールを送るのはよいが
同じ案件なのに
追加で何通も何通も
短文を1日に送ってくるのは
段取りが悪く、相手のことを考えていない
バカだと思われるから
やめた方がいい。

・・・・・・
というわけで
まだまだあるかもしれませんが
最低限この7つは守りたい。

1:メールの最後には名前を入れろ
2:メールの返信履歴は残す
3:件名をわかりやすく
4:できるだけ箇条書きで書く
5:ccにメアドが入っていたら
返信するときは全員返信する
6:メール文面を許可なく
ブログやSNSに載せない
7:メールを何通も送ってくるな。
まとめろ!という話

もちろん相手との関係性や
やりとりの内容によっても
変わってくるものの
仕事メールなら上記7つは基本。

意外とこうしたことができず
ダメメールを送られてきて
迷惑している人も多いと思うので
ぜひこのブログを拡散していただければ
ダメメールを送ってくるバカを
減らせるかと!

*ちなみにケータイのメアド使っている人は
パソコンメールが受信拒否設定されている
可能性が高く
「返信こねえよ!」と思っているのは
あなたの設定がおかしいからです。

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by kasakoblog | 2018-07-05 20:49 | 働き方

好きを仕事にするセルフブランディング&ブログ術を教えるかさこ塾主宰。撮影と執筆をこなすカメラマン&ライター。個人活動紹介冊子=セルフマガジン編集者。心に残るメッセージソングライター。


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